Twee belangrijke vaardigheden die teams nodig hebben om effectief te functioneren zijn: voorstellen doen en voortbouwen op elkaar. Maar hoe ontwikkel je deze?
O.a. in Holacracy ontdekte ik waardevolle methodes. Bijvoorbeeld onderstaande vergadermethode die teams helpt bij het voorstellen en voortbouwen. De methode gaat uit van beslissingen m.b.v. consent. Dit bevordert de snelheid en autonomie, wat weer goed is voor de motivatie in je team.
Per agendapunt (een concreet voorstel dat elk van de teamleden kan inbrengen) neem je zes korte stappen:
- 📝 Voorstel Toelichten: De indiener legt het voorstel kort uit. Een concreet voorstel zorgt voor een actieve en effectieve start van het gesprek.
- ❓ Verhelderende Vragen: Teamleden stellen vragen om het voorstel beter te begrijpen, zonder te beïnvloeden. Dit bevordert het goed op elkaar aansluiten.
- 💬 Reactieronde: Iedere deelnemer geeft zijn of haar reactie op het voorstel, gericht aan de groep, niet aan de indiener. Dit vermindert de neiging om zaken persoonlijk maken en zorgt voor gezamenlijk optrekken.
- 🔍 Optionele Verheldering: De indiener kan het voorstel verder toelichten of aanpassen, zonder dat er op dat moment reacties komen. Dit bevordert de autonomie en het eigenaarschap.
- 🚫 Bezwarenronde: Eventuele bezwaren worden benoemd zonder discussie. De gespreksbegeleider toetst of het bezwaar schadelijk is of een zorg die niet blokkerend is. Hierdoor worden hoofd- en bijzaken van elkaar gescheiden.
- 🤝 Integratie: De indiener en bezwaarmaker werken samen om de bezwaren te integreren in een verbeterd voorstel. Dit is voortbouwen met gezamenlijk eigenaarschap.
Uit ervaring: het is de moeite waard om deze methode eens uit te proberen. En mocht je team nog wat extra hulp kunnen gebruiken, dan kunnen systeeminterventies helpen. Hierbij betrek je een teamcoach of begeleider die teams helpt om:
- zich bewust te worden van belemmerende interactiepatronen en
- versterkende team-vaardigheden te ontwikkelen.
Check voor meer informatie daarover zie Teamcoaching, de andere artikelen of maak een afspraak voor een verkenningsgesprek.
Voordelen van bovenstaande methode in je vergadering toepassen zijn:
- Agendapunten worden omgevormd tot toepasbare voorstellen.
- Diverse perspectieven worden behandeld, wat leidt tot betere besluitvorming.
- Actieve participatie van alle leden wordt gefaciliteerd, wat de teamdynamiek versterkt.
- De indiener kan voortbouwen op input en bezwaren, wat leidt tot een verbeterd voorstel.
- De autonomie van de indiener wordt versterkt, wat de motivatie verhoogt.
Voor meer tips over teams, leiderschap of informatie over systeeminterventies en hoe deze jouw team kunnen versterken: zie deze pagina
Met dank aan holacracy.org voor de inspiratie. Zie ook de holacracy site voor een handige kaart met het volledige proces van het roloverleg via deze link.
